A számláknak, annak kibocsátási formájától függetlenül meg kell felelnie 3 alapkövetelménynek: a számla kibocsátásának időpontjától a számla megőrzési idejének végéig biztosítani kell

1. a számla eredetének hitelességét,

2. tartalmának sértetlenségét és

3. olvashatóságát.

Az áfa törvény tehát nem korlátozza az adóalanyokat a számlakibocsátási lehetőségek alkalmazásában, de előírja a hármas feltételnek való megfelelést:

• a számlára vonatkozó adattartalomra vonatkozó előírásoknak való megfelelés, továbbá szükséges az, hogy

• elektronikusan kerüljön kibocsátásra a számla, és

• elektronikusan kerüljön befogadásra a számla.

A fokozott biztonságú aláírással kibocsátott elektronikus számlák esetében minősített időbélyegre is szükség van.

Hasznos, ha a számlázó lehetőséget nyújt tetszőleges számú és formátumú (szöveges, táblázatos, pdf, stb) melléklet (például: jegyzőkönyv, teljesítéshez kapcsolódó egyéb irat) csatolására.

A számla elkészültét követően gondoskodnunk kell az elektronikus számlák, elektronikus archiválásáról is.

Javasolt az olyan rendszer használata, amely a számla „postázásáról” – címzett felé eljuttatásáról is gondoskodik és akkor nem kell külön ezen adminisztrációval időt tölteni.

Az elektronikus számlák megfelelő informatikai felkészültség mellett akár automatikusan feldolgozhatóak, ebben az esetben nem szükséges a befogadói oldalon a számla tételeinek manuális rögzítése.