Digitális dokumentumkezelés
Digitális dokumentumkezelés
Digitális dokumentumkezelés
Peak Financial Services
2022. márc. 15.
Peak Financial Services
2022. márc. 15.
Peak Financial Services
2022. márc. 15.
Számos probléma merülhet fel, ha a papír alapú dokumentációt választjuk a digitális helyett. Cikkünkben tovább olvashat a digitalizáció előnyeiről.
Számos kis- és középvállalat helyez továbbra is nagy hangsúlyt a papíralapú dokumentációra. Gyakori jelenség, hogy a munkafolyamatok során az alkalmazottak kinyomtatnak egy dokumentumot, hogy azt kitölthessék vagy aláírhassák. Később ezt az iratot újra beszkennelik, hogy elektronikusan küldjék tovább vagy dolgozzák fel.
Az ilyen praktikákkal számos probléma van. Egyrészt jelentős munkaerőt képesek lekötni, az alkalmazottak fő tevékenységük helyett munkaterületük és a nyomtató között ingáznak. Emellett ezek a folyamatok költségesek is - áramot, papírt és tintát használnak fel olykor feleslegesen. Végül muszáj megemlíteni negatív környezeti hatásukat, a papírhegyek miatt kivágott fákat és a nyomtatásra elhasznált energiát könnyen meg lehetne spórolni a digitalizációval.
A papíralapú adminisztrációról való átállást az elektronikus/digitális dokumentumkezelő megoldások képesek nagy mértékben segíteni. Ezek a szoftverek egyébként nyomtatott formában való felhasználásra szánt dokumentumokat helyeznek a digitális térbe.
Számos probléma merülhet fel, ha a papír alapú dokumentációt választjuk a digitális helyett. Cikkünkben tovább olvashat a digitalizáció előnyeiről.
Számos kis- és középvállalat helyez továbbra is nagy hangsúlyt a papíralapú dokumentációra. Gyakori jelenség, hogy a munkafolyamatok során az alkalmazottak kinyomtatnak egy dokumentumot, hogy azt kitölthessék vagy aláírhassák. Később ezt az iratot újra beszkennelik, hogy elektronikusan küldjék tovább vagy dolgozzák fel.
Az ilyen praktikákkal számos probléma van. Egyrészt jelentős munkaerőt képesek lekötni, az alkalmazottak fő tevékenységük helyett munkaterületük és a nyomtató között ingáznak. Emellett ezek a folyamatok költségesek is - áramot, papírt és tintát használnak fel olykor feleslegesen. Végül muszáj megemlíteni negatív környezeti hatásukat, a papírhegyek miatt kivágott fákat és a nyomtatásra elhasznált energiát könnyen meg lehetne spórolni a digitalizációval.
A papíralapú adminisztrációról való átállást az elektronikus/digitális dokumentumkezelő megoldások képesek nagy mértékben segíteni. Ezek a szoftverek egyébként nyomtatott formában való felhasználásra szánt dokumentumokat helyeznek a digitális térbe.
Használatuknak számos előnye van:
Használatuknak számos előnye van:
Használatuknak számos előnye van:
Magasabb produktivitás: A gyorsabb és kényelmesebb folyamatoknak köszönhetően csökkennek az adminisztrációs terhek, több idő jut a bevételt generáló feladatokra. Az alkalmazottakat is jobban stimulálja, ha nem monoton teendőkkel kell foglalkozniuk.
Könnyebb együttműködés: A digitális felületeken megtalálható dokumentumok könnyítik a közös munkát. Az alkalmazottak nem szorulnak arra, hogy folyamatosan egymást keressék egy-egy irat hollétével kapcsolatban, elég a cég által használt rendszer keresőjét használniuk.
Fokozott biztonság: A dokumentumkezelő megoldások rendre lehetővé teszik, hogy egyes anyagokhozzáférését korlátozzák cégen belül. Így lehet biztosítani, hogy csak kiválasztott alkalmazottak kezelhessenek például bizalmas szerződéseket.
Tárolás: A digitális dokumentumok nem kötnek le helyet a raktárakban vagy irodákban, szemben a papírkötegekkel, amelyek a régimódi ügyintézés következtében halmozódnak fel.
Jogi megfelelés: Egyes szoftverekbe a törvényekben megfogalmazott dokumentumkezelési elvárások is be vannak építve, így azok követésével nem az alkalmazottaknak kell foglalkozniuk. Ezáltal a cég is biztosítva lehet a jogi megfelelésről.
Összességében több szempont szól a papíralapú dokumentáció ellen, és még több a digitális dokumentumkezelés mellett. Érdemes tehát újraértékelni a lehetőségeket és modern megoldásokra váltani.
Magasabb produktivitás: A gyorsabb és kényelmesebb folyamatoknak köszönhetően csökkennek az adminisztrációs terhek, több idő jut a bevételt generáló feladatokra. Az alkalmazottakat is jobban stimulálja, ha nem monoton teendőkkel kell foglalkozniuk.
Könnyebb együttműködés: A digitális felületeken megtalálható dokumentumok könnyítik a közös munkát. Az alkalmazottak nem szorulnak arra, hogy folyamatosan egymást keressék egy-egy irat hollétével kapcsolatban, elég a cég által használt rendszer keresőjét használniuk.
Fokozott biztonság: A dokumentumkezelő megoldások rendre lehetővé teszik, hogy egyes anyagokhozzáférését korlátozzák cégen belül. Így lehet biztosítani, hogy csak kiválasztott alkalmazottak kezelhessenek például bizalmas szerződéseket.
Tárolás: A digitális dokumentumok nem kötnek le helyet a raktárakban vagy irodákban, szemben a papírkötegekkel, amelyek a régimódi ügyintézés következtében halmozódnak fel.
Jogi megfelelés: Egyes szoftverekbe a törvényekben megfogalmazott dokumentumkezelési elvárások is be vannak építve, így azok követésével nem az alkalmazottaknak kell foglalkozniuk. Ezáltal a cég is biztosítva lehet a jogi megfelelésről.
Összességében több szempont szól a papíralapú dokumentáció ellen, és még több a digitális dokumentumkezelés mellett. Érdemes tehát újraértékelni a lehetőségeket és modern megoldásokra váltani.