A számlázó program választása egyre kisebb mértékben szól arról, hogy miként bonyolítható le azzal a számlázás folyamata. A digitális megoldások térnyerésével ugyanis a számlázók is egyre több olyan funkciót tesznek elérhetővé, amelyek nem csak megkönnyítik a vállalkozók pénzügyeinek kezelését és az ezzel kapcsolatos adminisztrációs feladatok ellátását, de még a könyvelők munkáját is nagyban segítik. 

Ebben a cikkben körbejárjuk, hogy mire érdemes figyelni, amikor a vállalkozásunk igényeihez legjobban illeszkedő számlázót keressük!

Kell-e egyáltalán számlázó program?

Mielőtt a számlázó választás szempontjaiba belevágnánk, először is nézzük meg, hogy kiknek kell számlát kiállítaniuk a napi működésük során. 

A hatályos jogszabályok alapján a vállalkozóknak mindenképpen bizonylatot kell adniuk az értékesítéseik után. A kiállított bizonylat lehet számla vagy nyugta. 

Fő szabályként számlát kell kiállítani, de van, amikor a nyugta is elegendő, olyan esetek is előfordulnak továbbá, amikor kötelező a gépi nyugta kiállítása. Ez utóbbinak a hétköznapi neve a blokk, amit a bolti vásárlások alkalmával kapunk. 

Mikor állítható ki nyugta? 

Nyugtát azokban az esetekben lehet kiállítani, amikor az alábbi feltételek együttesen fennállnak:

• a vevő magánszemélyként vásárol

• a vásárláskor azonnal megtörténik a teljes vételár kifizetése (például készpénzzel vagy bankkártyával),

• bruttó 900 ezer forintnál kevesebbet fizet a vevő.

A nyugta előnye az, hogy jóval kevesebb adatot kell rögzíteni a kiállításakor. 

Mikor kötelező a gépi nyugta?

A gépi nyugta kiállítása azokban az esetekben kötelező, amikor pénztárgép köteles tevékenységet folytat a vállalkozás. Ezekről a tevékenységekről, illetve a kapcsolódó egyéb tudnivalókról külön is írtunk – ez a bejegyzést itt érhető el. 

Na de mit tudnak a számlázó programok a számlázáson kívül?

A digitális pénzügyi asszisztensek térnyerésével, egyre több olyan számlázó közül választhatunk, amivel nem csak a számlázást kezelhetjük, hanem egyre több egyéb feladatot is. Ezeknek a termékeknek a funkcionalitása messze nem egységes, ezért a legfontosabb, hogy tisztázzuk, hogy mik a legfontosabb szempontjaink, melyek azok az alapelvárások, amelyekre mindenképp szükségünk lesz. 

1. Számlakezelés és pénzügyi adminisztráció

A Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV) pár éve létrehozta az online számlarendszert, ami lehetővé teszi, hogy a számlázók ne csak a kimenő számlák gyűjtőhelyei legyenek, hanem elérhetővé váljanak bennük azoknak a számláknak az adatai is, amiket más cégek állítottak ki az adott vállalkozásnak. Így egy helyen nyomon követhetjük a kimenő és bejövő számláinkat, sőt, azok a fizetettségi állapotát is rögzíteni tudjuk. 

2. Pénzügyek kezelése

A számlák egy helyen történő kezelésén túlmenően már vannak olyan funkciók, amikkel nyomon követhetjük bevételeink, kiadásaink, fizetőképességünk alakulását, monitorozhatjuk, hogy a vevőink közül kik fizetik késve a számláikat vagy azt, hogy nekünk vannak-e lejárt számláink a szállítóink felé. 

Tipp: A számlák fizetése is kezdeményezhető a BUPA online számlázóból, amennyiben az össze van kötve a vállalkozói bankszámlával! Így nemcsak egy helyen gyűjthetők a számlák, hanem az utalások időigénye is minimalizálható. Erről bővebben innen tájékozódhatsz.

Még jobb, ha a számlázónkban a számlákat címkézni vagy kategorizálni is tudjuk, így pontos képet kapunk ugyanis arról, hogy az egyes tevékenységek milyen mértékben járultak hozzá a bevételünkhöz, és milyen típusú kiadásokra mennyit költöttünk egy adott időszakban. 

3. Digitális ökoszisztémák, azaz az okos kapcsolatok

A számlázó programok ma már túllépnek a saját határaikon, és egyre több hasznos kapcsolatot építenek ki más digitális termékekkel. Ilyen például, amikor a náluk lévő adatokat átadják könyvelő rendszereknek, ezzel is mérsékelve az adminisztrációra fordított időt. Hasonlóan működik az is, amikor a netbankunkkal kötjük össze a számlázónkat, és így ott is nyomon tudjuk követni az egyenlegünket és a tranzakcióinkat. 

4. Egyéb céges adminisztráció

Ez a funkciócsomag még gyerekcipőben jár, de már biztosan látszik, hogy a következő nagyobb lépés, amivel a számlázó programok segítik majd a vállalkozásokat, az az egyéb céges adminisztráció lesz. Gondolva itt olyan feladatokra, mint a szerződések és egyéb bizonylatok gyűjtése, a munkalapok, a teljesítés igazolások, az árajánlatok és további olyan dokumentumok kiállítása, amelyek a cégek mindennapi életében megjelennek a számlák mellett. 

Mennyi az annyi?

Egy számlázó program kiválasztásánál a legfontosabb szempont az, hogy milyen funkciókat kínál. Ezen túlmenően fontos szempont ugyanakkor az ár is. 

A legtöbb számlázót ingyenesen is lehet használni, de ilyenkor általában csak számlákat tudunk kiállítani, illetve gyűjteni. Az egyéb funkciók jellemzően csak az előfizetőknek hozzáférhetők.

Tipp: A BUPA számlázóprogramjának minden funkciója teljesen ingyen használható! Itt lehet kipróbálni. 

Érdemes elegendő alaposan megfontolni a döntést!

A számlázó programok funkcionalitása ma már messze túlmutatnak a számlázáson, ezért érdemes időt fordítani arra, hogy részletesen megvizsgáljuk, milyen egyéb funkciókat kínálnak és összevessük ezeket a vállalkozásunk igényeivel, A döntés során már az árakat és vállalkozásunk fizetési lehetőségeit is célszerű figyelembe venni. Mindemellett hasznos szem előtt tartani azt is, hogy a könyvelőnk könyvelési rendszerével kompatibilis legyen a kiszemelt számlázó, amivel jelentős adminisztrációt spórolhatunk a számára.