Először is tisztázni kell, hogy minden értékesítéskor, illetve szolgáltatás nyújtáskor, minden esetben bizonylatot kell kiállítani, és átadni a vevőnek, az ügyfélnek.

Ez a bizonylat lehet nyugta (amennyiben a jogszabály ezt engedi), illetve számla. Az online pénztárgép használatra kötelezettek - néhány speciális kivételes esettől eltekintve - kizárólag pénztárgéppel állíthatnak ki nyugtát, de egyes online pénztárgép típusok alkalmasak egyszerűsített számla kiállítására is. Ez esetben az online számla adatszolgáltatás, az online pénztárgépen keresztül történik meg.

Amennyiben pénztárgépünk erre nem alkalmas, akkor is megoldást kell találni az egyszerűsített számla kiállítására, ha a vásárló azt kéri. A számla létrehozható számlatömb (kézi számlázás) és online számlázó programmal is. 

Fontos! Ha nem az online pénztárgéppel állítottuk ki a számlát, akkor az értékesítésről már nem kell pénztárgépes nyugtát kiállítani (azaz nem kell beütni). Azonban ekkor is kell pénzmozgási bizonylatot, azaz befizetési bizonylatot készíteni a pénztárgéppel, a készpénz kasszába történő elhelyezésekor.

Abban az esetben, ha a vevő utalással egyenlíti ki az ügylet ellenértékét, akkor minden esetben számlát kell kiállítani. Ez esetben az egyszerűsített számla kiállítására alkalmas pénztárgép sem lesz elegendő, azaz szükségünk lesz online számlázóra is.