Gyakori hiba, hogy bekérünk több ajánlatot a cég könyvelésére, és a fő szempontunk az ár, hiszen a munka, amit elvárunk, mindenkitől ugyanaz, hát miért ne az ár lenne a döntő tényező? A problémát az okozza, hogy bár ugyanazt a munkát várjuk el, valójában nagyon különböző lehet az egyes szakemberek hozzáállása.

Mielőtt leszerződünk, érdemes pár szakmai kérdést feltenni az együttműködésünkre vonatkozóan:

• Végez adókalkulációkat végezzen arra vonatkozóan, hogy melyik adózási mód érné meg a legjobban a vállalkozásunknak?

• Benne van a szolgáltatásban, hogy figyeli a határidőket, és előre tájékoztatja az ügyfeleket arról, hogy milyen várható adók merülnek majd fel, mekkora összegben?

• Segít megismerni a vállalkozásunkat érintő könyvelési és adózási szabályokat, annak érdekében jobban megértsük, mire kell figyelni?

• Van lehetőség rendszeres (pl. negyedéves) konzultációra, ahol összefoglalja az elmúlt időszak történéseit, és beszélhetünk a jövőbeli tervekről?

Ezek olyan fontos lépések, amelyek sok-sok tízezer forintot vehetnek ki a vállalkozunk zsebéből folyamatosan. Tehát hiába spórolunk az áron, máshol lehet, hogy a többszörösét kell majd megfizetnünk.

Ezzel a kiválasztási folyamattal nem lehet mellé nyúlni!

Ha a következő lépéseken végigmegyünk, amikor a leendő könyvelődről döntünk, biztosan az igényeinknek megfelelő szakembert fogjuk kiválasztani.

1. Benyomás
Triviális, de az első pont az, hogy milyen a benyomást tesz ránk emberileg a könyvelő. Optimális esetben hosszú távon dolgozunk majd együtt.
Ebben a fázisban olyan kérdéseket érdemes mérlegelni, mint például:

• Hogyan viselkedik?

• Megbízhatónak tűnik?

• Rendezett a környezete? Professzionális, jól menő könyvelőiroda benyomását kelti?

• Szakít elegendő időt a beszélgetésre?

• Figyel a kérdésekre?

• Érthető magyarázatokat, válaszokat ad, megfelelő szakmai mélységben?

• Érdeklődő?

Fontos, hogy bízzunk a megérzéseinkben, és ha valaki simlisnek tűnik, semmiképpen ne engedjük tovább a kiválasztási folyamatodban - akármennyire kedvező az ár, amit kérne a szolgáltatásért.

2. Szakmai felkészültség
Az első találkozó alkalmával egy felkészült könyvelő sokat kérdez. Egyrészt fel szeretné mérni, mekkora munkával jár majd a vállalkozásunk könyvelése - erre szüksége van ahhoz, hogy megalapozott árajánlatot tudjon adni. Másrészt felméri azt is, hogy az alap könyvelési feladatokon túl miben tudja még segíteni a vállalkozásunkat.
Milyen kérdésekre számíthatunk?

• Mivel foglalkozik majd a vállalkozás? Esetleg több tevékenység is lesz?

• Kik lesznek a vállalkozás ügyfelei? Lesz-e például külföldi értékesítés?

• Mekkora forgalomra számítunk értékben és számla mennyiségben?

• Áfaalany lesz-e a vállalkozás?

• Lesznek-e alkalmazottak a vállalkozásban, és ha igen, hányan?

• Lesznek-e olyan eszközök, amelyek a vállalkozás működtetéséhez kellenek?

• Lesz-e készlete a vállalkozásnak?

• Mekkora beszerzései lesznek a vállalkozásnak? Magyar partnerektől származik majd az, vagy külföldről is?

Ha egy könyvelő nem méri fel jól a vállalkozásunkkal összefüggő munkát, sajnos nem sok jóra számíthatunk. Ha már az elején nem foglalkozik megfelelő mélységben a rá váró feladatokkal, nem valószínű, hogy ez a későbbiekben változik. Az ilyen jelentkezőket jobb mielőbb kirostálni.

3. Érthető szakmai magyarázatok
A kezdő vállalkozóknak, akik adott esetben nem tanultak pénzügy-számvitelt, nagyon sok új dolgot kell megérteniük a vállalkozásuk könyvelésével, adózásával és pénzügyeivel kapcsolatban. Mi az az értékcsökkenés? Mi a mérleg? Hogyan áll össze az eredménykimutatás? Miért lehet csalóka, ha sok pénz van a vállalkozás számláján? - és még hosszan tudnánk sorolni az ehhez hasonló kérdéseket.

Ezeknek a kérdéseknek a megértéséhez nem kell gyorstalpalót végezni könyvelésből, az a fontos, hogy a könyvelővel való együttműködés során egyre több részlet a helyére kerüljön. Ehhez viszont arra van szükség, hogy értsük a könyvelő magyarázatait. Ha ez nincs meg, az gátolni fogja a fejlődésünket ezen a téren - és ezt nem akarjuk.

4. Szakmai tapasztalat
Ma már számtalan típusú vállalkozás van, ezért fontos felmérnünk, hogy a potenciális könyvelőknek van-e megfelelő tapasztalata a miénkkel hasonló profilú vállalkozásokkal. Ez a következőkre vonatkozik:

• adózási forma: sok könyvelő például nem könyvel egyéni vállalkozókat, míg mások épp erre specializálódtak,

• adózási nem: vannak sajátos adónemek - például vállalkozási-szja (a vállalkozói személyi jövedelemadó) vagy kiva (a kisvállalati adó) – amelyekben nem minden könyvelőnek van gyakorlati tapasztalata,

• iparág: más sajátosságokra kell figyelni egy kereskedelemmel foglalkozó vállalkozásnál, például termelői tevékenység vagy speciális szolgáltatások nyújtása esetén,

• külföldi értékesítés és/vagy beszerzés: ilyen esetekben a könyvelőknek szintén
  ismerniük kell az ezekre a területekre vonatkozó szabályozást.

Bátran rá kell tehát kérdezni a jelölteknél arra, hogy rendelkeznek-e a vállalkozásunk számára releváns területeken szakmai tapasztalattal.

5. Összehangolt folyamatok
A könyvelési anyagok átadása folyamatos, hiszen ez teszi lehetővé, hogy a könyvelő naprakészen tartsa a könyvelésünket. A könyvelési anyagok átadásával kapcsolatban háromféle könyvelői típust lehet
megkülönböztetni:

• vannak könyvelők, akik digitális és jól automatizált folyamatokat vezettek be,

• vannak, akik alapvetően digitálisan kérik az anyagokat, de nincsenek automatikus folyamataik,

• illetve vannak, akik továbbra is papír alapon kérnek mindent.
   

Célszerű olyan könyvelőt választani, akinek a működése hasonló a vállalkozásunk folyamataihoz, könnyen kapcsolható ahhoz. A döntéshez viszont azt is érdemes átgondolni, hogy a digitális és automatizált folyamatokkal jelentős könyvelői munka spórolható meg, ami vagy az árban jelenik meg, vagy abban, hogy a könyvelő mennyi időt tud a tanácsadására fordítani.

6. Referencia
Ma már több oldal van, ahol a könyvelőket értékelni lehet, például a Bookkeepie-n és a Minősített könyvelők Egyesületénél. Minél több helyről sikerül visszajelzést találni, annál alaposabb döntést lehet hozni!

7. Szakmai felelősségbiztosítás
Egy felelősségteljes könyvelőnek mindig van szakmai felelősségbiztosítása, ami garancia a vállalkozásunk számára abban, hogy amennyiben valamit elront, és ezzel bizonyíthatóan kárt okoz, a kárt megtéríti a biztosító. Szakmai felelősségbiztosítás nélkül egy ilyen esetnek a következménye vagy hosszú pereskedés lesz vagy azzal kell számolni, hogy a kár sosem térül meg.

7+1. Ár
Ha a fenti pontokon végig haladva továbbra is több megfelelő jelentkező marad, már lehet az árat, mint szempontot figyelembe venni. A lényeg az, hogy ne ez legyen a döntő tényező –nem jelenti azonban ez azt, hogy egyáltalán nem érdemes ezt a szempontot is figyelembe venni. A többi lépés mellett/után ezzel is érdemes súlyozni.