A vállalkozásoknak az elvégzett munka után nyugtát vagy számlát kell adniuk – csak az számolható el a vállalkozás bevételének, amelyről ilyen bizonylat rendelkezésre áll.

A számla és a nyugta számviteli dokumentum. Kötelező kellékei vannak, amelyre ügyelni kell kiállításuk során.

A technológiai fejlődés lehetővé teszi, hogy a vállalkozások hatékonyabban kezeljék számlázási folyamataikat. Az online számlázási rendszerek minimalizálva a hibák esélyét és idő takarítható meg használatukkal.

Az adminisztrációra – és ezen belül a számlák kiállítása, megőrzése, könyvelésre átadása – a legtöbb vállalkozás szükséges rosszként tekint. Ez persze teljesen érthető, de ettől még fontos figyelni az előírásokra. Jó hír ugyanakkor, hogy akik már az elején jó gyakorlatok kialakítására törekszenek, és következetesen ennek alapján végzik ezt a tevékenységet (is), hosszabb távon rengeteg időt (és persze pénzt is) takaríthatnak meg. Ez a poszt a számlák, nyugták és bizonylatok kérdéskörében ebben próbál segíteni.

(Csak zárójelben írjuk le, hisz nem elsősorban a büntetésektől való félelem, hanem az átlátható, tervezhető működés okán érdemes körültekintőnek lenne, de jó tudni, hogy a Nemzeti Adó- és Vámhivatal, a NAV ellenőrzései során a számla és nyugtaadással kapcsolatosan találják még ma is a legtöbb szabálytalanságot, és ezek a hibák nagyon sokba kerülnek azoknak, akiknél hiányosságokat találnak.)

‍

Számla, nyugta – mikor, melyik?

A vállalkozások termékeik vagy szolgáltatásaik eladásakor számlát vagy nyugtát kötelesek kiállítani, olyat, amely megfelel a törvényi előírásoknak (lényegében az Áfa törvénynek).

‍

A nyugta és a számla is számviteli bizonylat. Előbbi azonban nem adható bármilyen esetben, csak akkor, ha az alábbi feltételek teljesülnek:

a vevő nem adóalany (hanem magánszemély),

az értékesítés összege - áfával együtt - nem éri el a 900 ezer forintot,

az ellenértéket egy összegben, legkésőbb teljesítéskor fizeti ki a vevő (nincs előleg fizetés), vagy ha van előleg, arról a vevő nem kér számlát,

a vevő nem kér számlát.

Minden más esetben számla adása kötelező. A számlát, főszabály szerint, az ügylet Áfa tv. szerinti teljesítéséig – előleg esetén annak kézhezvételéig, jóváírásáig, illetve megszerzéséig –, de legfeljebb az attól számított észszerű időn belül ki kell bocsátani.

Jogi követelmények: számla

A számla papír alapon és elektronikus úton is kibocsátható.

Elektronikus számla minden olyan, az Áfa törvényben előírt adatokat tartalmazó számla, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be. Így például elektronikus számla a kizárólag e-mailben megküldött számla is, függetlenül attól, hogy a bizonylat adatai közvetlenül a számlázó programból kerülnek az elektronikus üzenetbe vagy papíralapú számla szkennelt változataként. A számlákra vonatkozó általános szabályok az elektronikus számlákra is alkalmazandók.

Mivel az elektronikus számla alkalmazásának a bizonylat befogadója (a vevő) részéről is vannak technikai feltételei, az elektronikus számlázáshoz elengedhetetlen a felek együttműködése. Ezért az Áfa törvény az elektronikus számla kibocsátásának feltételeként előírja a számlabefogadó beleegyezését – ami azonban nem csak formális lehet - tehát megvalósulhat akár a kapott számlán szereplő összeg kifizetésével is.

Fontos, hogy a számlákat kihagyás és ismétlés nélkül, folyamatosan kell sorszámozni. Kiállíthatjuk számlázó programmal, kézi számlaként (számlatömbből, nyomtatványként nyomdai úton előállított számlaként). A számla aláírás és pecsét nélkül is érvényes.

‍

A számla adattartalma - tartalmi követelmények

A számlának az alábbi adatokat kötelezően tartalmaznia kell:

számlára vonatkozó adatok: a számla kibocsátásának kelte; a számla sorszáma, amely a számlát azonosítja

az eladó adatai (a termék értékesítőjének, illetve a szolgáltatás nyújtójának azonosító adatai: az adószáma; a neve és címe

a vevő adatai (a termék beszerzőjét, a szolgáltatás igénybevevőjét azonosító adatok: a neve és címe; az adószámának (vagy csoportos áfaalanyiság esetén csoportazonosító számának) első nyolc számjegye; fordított adózás esetén az adószáma, amely alatt, mint adófizetésre kötelezettnek a termék értékesítését, a szolgáltatás nyújtását a részére teljesítették, vagy adómentes Közösségen belüli értékesítéskor a másik tagállambeli, közösségi adószáma, amely alatt a termék értékesítését részére teljesítették, vagy

a termékértékesítésre, szolgáltatásnyújtásra vonatkozó adatok: az értékesített termék/szolgáltatás megnevezése, mennyisége; a teljesítés – illetőleg az előleg átvételének, jóváírásának, illetve megszerzésének – napja, amennyiben az eltér a számla kibocsátásának keltétől; az adó alapja, az értékesített termék/szolgáltatás adó nélküli egységára, valamint az alkalmazott árengedmény (ha volt), feltéve, hogy azt az egységár nem tartalmazza; az alkalmazott adó mértéke; az áthárított adó, kivéve, ha annak feltüntetését az Áfa tv. kizárja; adómentesség esetében hivatkozás az Áfa tv. vagy a Héa-irányelv vonatkozó rendelkezéseire, vagy bármely más, de egyértelmű utalás arra, hogy a termék értékesítése, a szolgáltatás nyújtása mentes az adó alól (pl. AAM jelölés);

ha releváns, az Áfa tv. egyes előírásai alkalmazásához kapcsolódóan feltüntetendő adatok, ide tartozhat például a fordított adózás, a pénzforgalmi elszámolás, stb.‍

A számlán szereplő dátumok

A számla kelte: az a nap, amikor a számlát kiállítod. Se korábbi, se későbbi dátum nem lehet.

‍

Fizetési határidő: a felek közt a szerződésben meghatározott fizetési határidő - fel kell tüntetni azt is, hogy ez a számla keltétől, átvételétől, vagy a teljesítéstől számítva értendő.

‍

A teljesítés dátuma: ez alapján kerül a számla az áfabevallásba és a könyvelésbe. Akkor is keletkezik számlakiállítási kötelezettségünk, ha még nem teljesítettünk, de már fizettek nekünk, például ha előleget kapunk. Alapesetben a teljesítéstől számított 8 napon belül kell kiállítani a számlát, ha pedig készpénzben történik a kiegyenlítés, akkor azonnal. Ha hosszabb ideig tart egy munka elvégzése, akkor érdemes lehet részekre bontani a számlázást, és előleget kérni, esetleg részteljesítéseket számlázni. Ezekről a szerződésben kell rendelkezni.

‍

Számla típusok

Előlegszámla

Ez egy olyan számla, aminek van egy plusz adattartalma - rákerül, hogy előleg.

‍

Végszámla

Akkor kerül kiállításra, ha a teljes munka elvégzésre került. Szerepel rajta a munka ellenértékeként kiszámlázott teljes összeg és a már megfizetett előleg - utóbbi csökkentő tételként. Teljesítéstől számított 8 napon belül kerül kiállításra (készpénzes fizetés esetén azonnal).

‍

Stornó és helyesbítő számla

Már kiállított (sorszámmal rendelkező) számla tartalmilag nem módosítható. A javításra két lehetőség van:

Érvénytelenítő (storno) számlát lehet kiállítani, majd egy új számlát a kívánt tartalommal, így összesen három számla keletkezik: rossz számla, rossz számla stornója, jó számla.

Egy új (helyesbítő) számla kiállításával, ami tartalmilag hivatkozik az elrontott számlára, így összesen csak két számla keletkezik: rossz és a helyesbítő.

‍

Díjbekérő

A díjbekérő nem számla, nem számviteli bizonylat. Előleget kérünk be vele, formai követelménye nincs. Amennyiben az összeg beérkezett, arról ki kell állítani a számlát. Erre sok online számlázó automatikusan is képes.

‍

Kötelező adatszolgáltatás

NAV Online bekötés funkcióval 2018. július 1-jétől már minden számlázó programnak rendelkeznie kell, és jelenteni kell a belföldi adóalanyok között számlázott százezer forint áfatartalmat elérő számlákat. Két évvel később (2020.júliusában) ezt értékhatártól függetlenül minden belföldi adóalanynak kiállított számlára vonatkozik - be kell küldeni ezeket a NAV-nak. 2021. elejétől az előírás a a magánszemélyeknek kiállított számlákra is vonatkozik.

Ezt az adatszolgáltatást az online számlázó programok többsége tudja: az összekötést követően a kiállított számlák automatikusan beküldésre kerülnek. Ez egyben azt is jelenti, hogy a NAV rendszeréből lekérhetőek a vállalkozás nevére kiállított számlák is, ez pedig segítség jelenthet abban, hogy egy számla se vesszen, felejtődjön el!

‍

Automatizált számlázási rendszerek

A technológiai fejlődés lehetővé teszi, hogy a vállalkozások hatékonyabban kezeljék számlázási folyamataikat. Az online számlázási rendszerek csökkentik a manuális beavatkozás szükségességét, ezzel minimalizálva a hibák esélyét és időt takarítva meg.

Ezek a rendszerek képesek automatikusan generálni a számlákat, elküldeni azokat a vevőknek, és nyomon követni a kifizetések állapotát (bankszámla szinkronnal). Emellett integrálhatók a könyvelői szoftverekkel, így a könyvelés is naprakész maradhat.

Arról, hogy milyen szempontokat érdemes figyelembe venni egy számlázó ‍program kiválasztásánál egy korábbi blogbejegyzésben részletesen írtunk, ezt innen éred el. Figyelmedbe ajánljuk továbbá a Bupa számlázó programját, amely a platform felhasználói számára ingyenesen vehető igénybe.

Gyakori hibák a számlázás során

A számlázás során elkövetett hibák nem csak idő- és pénzveszteséget okozhatnak, de jogi problémákhoz is vezethetnek. A leggyakrabban az alábbiak fordulnak elő:

Helytelen adatok megadása: Ha például az ügyfél neve, címe vagy adószáma helytelen érvénytelen a számla.

Nem megfelelő mennyiségek vagy árak: Ez befolyásolja a számla végösszegét, és vitákat eredményezhet az ügyféllel.

Elmaradt adóinformációk: Az alkalmazott adókulcsok és az adó összegeinek pontos feltüntetése elengedhetetlen.

Kései számlázás: Amennyiben a számlát nem állítjuk ki időben, az befolyásolhatja a vállalkozás cash flow-ját.

‍A folyamatok szabályozása és ellenőrzése

A hibák elkerülése érdekében számos lépés megtehető azonban. Az alábbiakat például mindenképpen érdemes lehet megfontolni:

Automatizált ellenőrzések: Sok modern számlázó szoftver tartalmaz automatikus ellenőrzéseket, amelyek segítenek azonosítani a hiányzó vagy hibás adatokat mielőtt a számlát kiállítanátok.

Szabványosított folyamatok: Az összes számla kiállítása ugyanazon eljárások és lépések szerint történjen, amely segít csökkenteni a hibák valószínűségét és egységesíti a vállalkozás működését.

Képzés és oktatás: Fontos, hogy a vállalkozás minden munkatársát megfelelően képezzétek ki a számlázó szoftver és a számlázási folyamatok használatára.

Rendszeres auditálás: Időszakosan ellenőrizni kell a számlázási folyamatokat és nyomon követni az esetleges hibákat, és a folyamatokat úgy módosítani, hogy többet ne fordulhasson elő ugyanaz a hiba.

‍

Számlázási trendek

A technológiai fejlődés folyamatosan formálja a legtöbb területet, így a számlázási folyamatokat is, lehetővé téve a vállalkozások számára, hogy gyorsabban, hatékonyabban és pontosabban kezeljék pénzügyeiket. Az elektronikus számlázás segít gyorsabban és költséghatékonyabban eljuttatni a számlákat a vevőkhöz, valamint elősegíti az adatok könnyebb archiválását és hozzáférhetőségét.

‍

A mesterséges intelligencia (AI) és a blockchain technológia egyre inkább előtérbe kerül a számlázás terén. Az AI képes elemzéseket végezni a számlázási mintákra, előrejelezni a fizetési szokásokat, és javaslatokat tenni a cash flow optimalizálására. A blockchain technológia segít biztosítani a számlázási adatok átláthatóságát és manipulálhatatlanságát, növelve ezzel a bizalmat a vevők és szállítók között.

‍

Ha kérdésed van, keresd szakértőinket!

Ez az írás a Bupa partnere a Bookkeepie szakértőinek írásai alapján készült. A Bookkeepie egy platform, amely összeköti a könyvelőket, bérszámfejtőket, adótanácsadókat és könyvvizsgálókat a szolgáltatásokat kereső vállalkozásokkal egyszerűen, gyorsan és hatékonyan. Ha még keresed az ideális könyvelő partnered itt több mint 300 könyvelő ajánlatai közül választhatsz.