Amennyiben egy vállalkozás tulajdonosa saját vagy közvetlen családtagjai személyautóját használja üzleti célra annak költségeit alapesetben 

• kiküldetési rendelvénnyel vagy 

• útnyilvántartás alapján számolhatja el.

Személygépjármű-használatra költségtérítést munkaviszony és más (például megbízási, tagi) jogviszonyok alapján is lehet adni mindazoknak, akik a vállalkozás tevékenységében közreműködnek. Az alábbiakban az üzleti utakra vonatkozó szabályokat részletezzük (a munkába járás költségeinek térítésére más előírások vonatkoznak). 

Költségtérítés kiküldetési rendelvény alapján

A kiküldetési rendelvénynek a személyi jövedelemadózásról szóló törvény által meghatározott formai és tartalmi követelményeknek kell megfelelnie. A kifizető (a vállalkozás) állítja ki két példányban. Szerepelnie kell rajta:

• a magánszemély nevének, adóazonosító jelének,

• a gépjármű gyártmányának, típusának, forgalmi rendszámának,

• a hivatali, üzleti utazás céljának, időtartamának, útvonalának,

• a futásteljesítményének,

• az utazás költségtérítésének, a költségtérítés kiszámításához szükséges adatoknak.

Előnye, hogy nem kell utána adót és járulékot fizetni, ha a költségtérítés összege nem haladja meg a jogszabály szerint igazolás nélkül elszámolható mértéket. Ez azt jelenti, hogy az üzemanyagköltség nem több mint az igénybe vett saját személygépkocsi üzemanyag-fogyasztási normája és a NAV által közzétett üzemanyagárral számított összeg, illetve a kilométerenkénti 15 forint általános személygépkocsi-normaköltség. (Az aktuálisan alkalmazható üzemanyagárakról és a tevékenységhez használt gépjárművek fogyasztási normáiról a NAV  itt elérhető oldalán lehet tájékozódni.) 

Ha a költségtérítés összege több az így meghatározott összegnél, akkor a teljes összeg adóköteles bevétel. Ilyen esetben a költségtérítésben részesülő magánszemély dönt arról, hogy ezzel szemben költségként elszámolja az igazolás nélkül elszámolható összeget (a norma és a közzétett üzemanyagár alapján megállapított üzemanyagköltséget, illetve a kilométerenkénti 15 forintos normaköltséget) és a fennmaradó részre adót fizet. 

A másik lehetőség, hogy a gépjármű használatával kapcsolatosan felmerülő költségekről a tulajdonos magánszemély számlákat gyűjti és a gépjármű használatáról útnyilvántartást vezet, a felmerülő költségeket pedig arányosítja a hivatali és a magáncélból megtett utak alapján. 

Költségelszámolás útnyilvántartás alapján 

A vállalkozás fizethet költségtérítést személygépjármű-használattal összefüggésben a tulajdonosnak, ügyvezetőnek, munkavállalónak vagy más jogviszony alapján a vállalkozás érdekében közreműködőnek útnyilvántartás alapján is.  Ilyen esetben ugyanakkor a költségtérítés címén kapott összeg adóköteles bevételnek számít, amellyel szemben a felmerült költségeket el lehet számolni az üzleti, hivatali utakra.

A költségelszámolásnak két módja lehet 

• a norma és a NAV által közzétett üzemanyagár alapján megállapított üzemanyagköltség, illetve a kilométerenkénti 15 forintos normaköltség számla nélküli elszámolása vagy

• számlával igazolt üzemanyag-vásárlás, illetve számlával (bizonylattal) igazolt fenntartási, javítási és felújítási költségek. Ez utóbbi esetben a költségeket a magán és hivatali használat alapján arányosítani kell. 

Ennél az elszámolásnál minden esetben számolni kell a cégautóadóval is. 

Érdemes talán kiemelni azt is, hogy a NAV által közzétett üzemanyagár alapján történő költségmegállapítást azok nem használhatják, akik az üzemanyag forgalmi adóját az áfatörvény szabályai szerint levonják. 

A költségelszámolás alapján ilyen esetben az útnyilvántartás, amelyen mindenképp fel kell tüntetni 

• a gépjármű típusát,

• forgalmi rendszámát,

• az üzemanyagnormát,

• a kilométeróra állását az év első és utolsó napján,

• az utazás időpontját,

• az utazás célját (honnan-hova utazott),

• a felkeresett üzleti partnerek megnevezését,

• a közforgalmú útvonalon megtett kilométerek számát.

Mindazoknak, akik a ténylegesen felmerült költségek alapján számolják el a személygépjármű-használattal összefüggő kiadásokat az ajánlható, hogy az útnyilvántartásban ne csak a hivatali utakat szerepeltessék tételesen, hanem a magáncélú utakat is, ez ugyanis nagyban könnyíti a költségek arányosítását.

Egy vállalkozás zavartalan működtetéséhez elengedhetetlen a nyilvántartások, elszámolások pontos, az előírásoknak megfelelő vezetése. A könyvelőnk kiválasztása során érdemes körültekintően eljárni, hiszen az egyik legfontosabb területet, pénzügyi kimutatásainknak felügyeletét bízzuk rá. Az ideális partner megtalálását segíti a BUPA könyvelőkereső szolgáltatása, ahol 300 könyvelő ajánlatai közül választhatsz.