Péter rengeteget dolgozott, mégsem ért el olyan eredményeket, mint amilyeneket elvárt volna, és a frusztráció egyre nőtt benne. Egy napon aztán rádöbbent: apró feladatokban veszik el, miközben egy több tízmillió forintos vállalkozás növekedésére is összpontosíthatna.

Vállalkozóként Péter természetesen mindent maga végzett el, hiszen senki sem ismerte jobban az üzletét, mint ő maga. Mint oly sokan, úgy érezte, hogy minden apróságot kontroll alatt kell tartania, hiszen a vállalkozás a saját „gyermeke”. Eljött azonban a felismerés, hogy csak azért, mert képes megcsinálni valamit, nem jelenti azt, hogy neki kellene megcsinálnia. Minden perc, amit jelentéktelen feladatokra fordít, elvesztegetett idő, amit egy nagyobb, üzletileg fontos célra is fordíthatna.

Péter rájött, hogy a mindennapi, rutinszerű feladatok – mint az e-mailek kezelése vagy az időpontok egyeztetése – bár fontosak, nem viszik előrébb az üzletet. Valójában csak a helyzet fenntartását szolgálják, nem pedig a fejlődést.

1. Delegálás: Az első nagy lépés

Az első jelentős döntés, amit Péter meghozott, a feladatok delegálása volt. Az e-mailek kezelése, az időpontok egyeztetése és az ügyfélszolgálati kérdések olyan dolgok voltak, amelyeket más is el tudott végezni. Sőt, valószínűleg még jobban is, mint ő.

Egy egyszerű kérdést tett fel magának: „Mennyit ér az időm?” Ha az idejét óránként százezer forintra értékeli, miért töltené olyan feladatokkal, amelyeket mások 10-20 ezerért elvégeznek? A delegálás nem a lustaság jele – épp ellenkezőleg! Ez arról szól, hogy a fontos dolgokra fókuszál, míg a kisebb feladatokat mások végzik el.

2. Automatizálás: A rutin feladatok egyszerűsítése

Az automatizálás szintén óriási áttörést hozott számára. A technológia ma már lehetővé teszi, hogy a vállalkozók rengeteg apró feladatot automatizáljanak, mint például az időpontok egyeztetését vagy a számlák kiállítását. 

Péter például egy időpontfoglaló rendszert vezetett be, amely órákat szabadított fel hetente. Az automatizálás révén több ideje maradt a stratégiai döntésekre és a nagyobb üzleti célokra.

3. Ügyfélszolgálat kiszervezése

Péter számára hamar világossá vált, hogy az ügyfélszolgálat kulcsfontosságú, de nem feltétlenül kell, hogy ő maga kezelje. Ezért kiszervezte az ügyfélszolgálatot egy olyan csapatnak, amely képes fogadni és megválaszolni az ügyfelek kérdéseit, megoldani a problémákat, míg ő az üzlet bővítésére összpontosított.

4. Kreatív feladatok egyszerűsítése

A tartalomkészítés rengeteg vállalkozót megbénít. Péter ugyan tudott blogposztokat írni és grafikai anyagokat tervezni, de rájött, hogy ezek a feladatok túlságosan sok időt vesznek el a fontosabb feladatoktól. Ezért felvett egy tartalomgyártót és egy grafikust, akik helyette elkészítették ezeket a munkákat.

Ezzel felszabadult az ideje a stratégiai tervezésre, és arra, hogy üzlete állandóan jelen legyen a piacon anélkül, hogy ő minden apró részletben részt vett volna.

5. A csapat felhatalmazása

Péter ráébredt arra is, hogy mikromenedzselni az alkalmazottakat óriási időpazarlás. Az elején hajlamos volt minden kérdésben maga dönteni, de rájött, hogy ez visszafogja a csapatot és őt magát is. Ahogy egyre több döntési jogkört delegált a csapata tagjaira, ők is egyre nagyobb felelősséget éreztek és sokkal jobban teljesítettek.

A csapat felhatalmazása nemcsak időt szabadított fel számára, hanem új lehetőségeket is megnyitott. Péter egyre inkább a nagyobb képre tudott összpontosítani, miközben biztos volt benne, hogy az apró részletek jó kezekben vannak.

6. Munkafolyamatok automatizálása

Péter rájött, hogy nemcsak egyes feladatok, de teljes munkafolyamatok automatizálása is hatalmas segítséget jelenthet. Az olyan operatív feladatokat, mint a számlák készítése vagy a napi feladatok kiosztása, mind automatizálta, ami heti szinten rengeteg időt takarított meg neki. Minél több munkafolyamatot automatizált, annál több ideje maradt a vállalkozás növekedésére.

Az átalakulás

Amikor Péter elindította a változtatásokat – delegálás, automatizálás, kiszervezés és a csapatának felhatalmazása –, az üzlet drámai módon megváltozott: a bevételek növekedni kezdtek, nagyobb szerződéseket sikerült kötnie, és ami a legfontosabb, több ideje maradt arra, hogy a jövőbeli fejlődési lehetőségekre összpontosítson.

Az irányítás elengedése nem volt könnyű, de az eredmény minden várakozást felülmúlt. Péter vállalkozása nemcsak jövedelmezővé, hanem fenntarthatóvá is vált.

(A történet az Entrepreneuren jelent meg.)