Forráshatékonyság kontra áramláshatékonyság

A Lean-módszertan szerint kétféle hatékonyság létezik: 

• Az egyik a forráshatékonyság, amelynek célja, hogy az erőforrásokat (például a munkatársak idejét) maximálisan kihasználjuk. Ha egy író napi nyolc órát dolgozik, mindig legyen előtte feladat, hogy folyamatosan termeljen. 

• A másik az áramláshatékonyság. Itt nem az számít, hogy mindenki állandóan elfoglalt legyen, hanem az, hogy a feladatok minél gyorsabban végig menjenek a folyamaton.

A különbséget talán a legjobban az egészségügyi rendszer példázza. Kanadában az orvosok és gépek maximális kihasználtsággal működnek, a betegek viszont hónapokig várnak a diagnózisra. Más rendszerekben előfordul, hogy a CT-gép időnként üresen áll, viszont a beteg azonnal megkapja az eredményt. Kinek hatékonyabb ez? Az utóbbinak - mert az érték, amit a páciens kap, sokkal gyorsabban eljut hozzá.

A tanulság az, hogy ha mindenáron folyamatosan elfoglaltnak akarjuk tartani a munkatársakat, valójában lelassítjuk a működésünket.

A kontextusváltás láthatatlan adója

Van még egy buktató, amelyet sokan alábecsülnek: a kontextusváltás. Amikor egyik feladatról a másikra ugrálunk, minden alkalommal mentálisan újra kell hangolódnunk. A kutatások szerint ez akár 40 százalékkal is csökkentheti a produktivitást. Ha egy nap 10-szer váltunk fókuszt, 10-szer fizetjük meg ennek láthatatlan adóját, az időveszteséget. Ha viszont csak kétszer-háromszor váltunk, ez a veszteség drasztikusan csökken.

A vállalkozók azonban gyakran egyszerre próbálnak alkotók és menedzserek lenni: délelőtt kódolás, délben ügyféltárgyalás, délután pénzügyi riport, este újra kódolás. A végeredmény? Rengeteg elvesztegetett energia és kevesebb kézzelfogható eredmény.

Hogyan ismerjük fel a pazarlást?

A hatékonysági paradoxon megértése abban segít, hogy meglássuk: hol szivárog el az idő és az energia a rendszerben.

Egy szoftverfejlesztő cég például hosszú életű branch-ekkel dolgozott, heteken át fejlesztettek különálló kódot, majd a végén próbálták összefésülni - rengeteg hibával. Az áttérés rövidebb fejlesztési ciklusokra, és kötelező napi státuszokkal látványosan csökkentette a problémákat.

Az alapelv minden területre igaz: rövid ciklusok, gyors visszajelzés, kevesebb félbehagyott munka.

Folyamatos fejlesztés a túlélés kulcsa

Sok vállalkozó hangoztatja: 

„Ha nem romlott el, ne javítsd meg.” 

Ez azonban veszélyes hozzáállás. A versenytársak nem várnak. Gondoljunk csak az Intel példájára: amikor lemaradt az Apple M-szériás chipjei mögött, egykor verhetetlen piaci pozíciója megingott.

A folyamatos fejlesztés nem arról szól, hogy minden nap mindent újratervezünk. Sokkal inkább arról, hogy soha nem állunk le a fejlődéssel. Ez az, ami hosszú távon ellenállóvá és versenyképessé tesz egy céget.

A befejezetlen munka ára

Végül ott van a félig kész projektek csapdája. Új ötlet, félbehagyott munka, majd egy újabb ötlet… így halmozódik a részmunka, amely rengeteg energiát emészt fel, miközben semmilyen értéket nem ad az ügyfélnek. Néha a legnagyobb hatékonyság abban rejlik, hogy nem kezdünk bele új dolgokba, amíg a régieket be nem fejeztük.

Összefoglalva

A hatékonyság nem azt jelenti, hogy mindenki állandóan elfoglalt. Hanem azt, hogy értéket szállítunk gyorsan és kiszámíthatóan. A kisvállalkozások akkor tudnak kitörni a hatékonysági csapdából, ha:

• nem az állandó foglaltságra optimalizálnak,

• csökkentik a kontextusváltásokat,

• folyamatosan fejlesztenek, és

• következetesen be is fejezik az, amit elkezdtek.

Ez a gondolkodásmód segíthet abban, hogy ne csak hatékonyabbak, hanem hosszú távon sikeresebbek is legyünk.

(Forrás: Entrepreneur)