Fontos határidő: biztosítani kell az elektronikus dokumentumok archíválását
Fontos határidő: biztosítani kell az elektronikus dokumentumok archíválását
Fontos határidő: biztosítani kell az elektronikus dokumentumok archíválását
Júliustól a nem lakossági fogyasztóknak a földgáz- és villamosenergia-szolgáltatók már csak elektronikus számlákat állíthatnak ki.
Ez egyben azt is jelenti, hogy a vállalkozásoknak az elektronikus számlák archiválására alkalmas, a jogszabályoknak megfelelő rendszerrel kell rendelkezniük.
A megfelelés az előírásoknak kihívás, de egyben lehetőség is az adminisztrációs folyamatok digitalizálására.
Júliustól a nem lakossági fogyasztóknak a földgáz- és villamosenergia-szolgáltatók már csak elektronikus számlákat állíthatnak ki.
Ez egyben azt is jelenti, hogy a vállalkozásoknak az elektronikus számlák archiválására alkalmas, a jogszabályoknak megfelelő rendszerrel kell rendelkezniük.
A megfelelés az előírásoknak kihívás, de egyben lehetőség is az adminisztrációs folyamatok digitalizálására.
Peak
2025. jún. 23.
Peak
2025. jún. 23.
Peak
2025. jún. 23.
Júliustól érvénybe lépnek az új szabályok
Júliustól érvénybe lépnek az új szabályok
Júliustól érvénybe lépnek az új szabályok
Bár az elektronikus számlázás gyors, egyszerű és költséghatékony, az e-számlák eddig nem igazán terjedtek el Magyarországon. A bizonylatok kizárólag elektronikus formában való megőrzése és az ehhez kapcsolódó jogi szabályozás inkább a hagyományos papíralapú megoldások felé terelte a számlák befogadóit - ez mostantól megváltozik. Már nem lehetőség, hanem elvárás az elektronikus dokumentumok jogszabályoknak megfelelő archiválása.
Az eddigi szabályozás a számla befogadójára bízta azt, hogy elfogad elektronikus számlát vagy sem. A változást az hozta el, hogy megjelent a rendelet, amely értelmében a nem lakossági felhasználók csak elektronikus formában kaphatják meg földgáz- és villamosenergia-számláikat, amely lehetőséget a szolgáltatóknak ingyenesen kell a részükre biztosítaniuk.
Az új szabály eredetileg 2025. január 1-jén lépett volna életbe, tavaly év végén meghosszabbították azonban a felkészülési időszakot, így az 2025. július 1-jétől hatályos. Ettől az időponttól minden vállalkozás, amely irodát vagy telephelyet működtet, és ott közüzemi számlákat fogad be elektronikus számlát kap majd a közüzemi szolgáltatójától.
Ez egyben azt is jelenti ugyanakkor, hogy ezeket a számlákat a jogszabályoknak megfelelően kell majd archiválni is - elektronikus formában, hitelesen, hozzáférhetően és visszakereshetően. Eddig a vállalkozás döntésén múlt tehát, hogy alkalmassá teszi-e az archiválási rendszerét e-számlák befogadására vagy sem - mostantól ez nem döntési lehetőség, hanem kötelezettség.
Bár az elektronikus számlázás gyors, egyszerű és költséghatékony, az e-számlák eddig nem igazán terjedtek el Magyarországon. A bizonylatok kizárólag elektronikus formában való megőrzése és az ehhez kapcsolódó jogi szabályozás inkább a hagyományos papíralapú megoldások felé terelte a számlák befogadóit - ez mostantól megváltozik. Már nem lehetőség, hanem elvárás az elektronikus dokumentumok jogszabályoknak megfelelő archiválása.
Az eddigi szabályozás a számla befogadójára bízta azt, hogy elfogad elektronikus számlát vagy sem. A változást az hozta el, hogy megjelent a rendelet, amely értelmében a nem lakossági felhasználók csak elektronikus formában kaphatják meg földgáz- és villamosenergia-számláikat, amely lehetőséget a szolgáltatóknak ingyenesen kell a részükre biztosítaniuk.
Az új szabály eredetileg 2025. január 1-jén lépett volna életbe, tavaly év végén meghosszabbították azonban a felkészülési időszakot, így az 2025. július 1-jétől hatályos. Ettől az időponttól minden vállalkozás, amely irodát vagy telephelyet működtet, és ott közüzemi számlákat fogad be elektronikus számlát kap majd a közüzemi szolgáltatójától.
Ez egyben azt is jelenti ugyanakkor, hogy ezeket a számlákat a jogszabályoknak megfelelően kell majd archiválni is - elektronikus formában, hitelesen, hozzáférhetően és visszakereshetően. Eddig a vállalkozás döntésén múlt tehát, hogy alkalmassá teszi-e az archiválási rendszerét e-számlák befogadására vagy sem - mostantól ez nem döntési lehetőség, hanem kötelezettség.
Mit jelent ez a gyakorlatban?
Mit jelent ez a gyakorlatban?
Mit jelent ez a gyakorlatban?
A digitális dokumentumok archiválásra vonatkozó előírások szerint a megőrzésre kötelezett (az elektronikus számla kibocsátója és befogadója egyaránt) a megőrzési kötelezettség lejártáig (ez legalább 8 év) folyamatosan köteles gondoskodni arról, hogy az elektronikus dokumentum megőrzése olyan módon történjen, amely védi azt
a törlés,
a megsemmisítés,
a véletlen megsemmisülés,
az utólagos módosítás és sérülés, valamint
a jogosulatlan hozzáférés ellen.
Ezeken túlmenően biztosítani kell, hogy az
elektronikus dokumentum értelmezhető és
olvasható maradjon.
A digitális dokumentumok archiválásra vonatkozó előírások szerint a megőrzésre kötelezett (az elektronikus számla kibocsátója és befogadója egyaránt) a megőrzési kötelezettség lejártáig (ez legalább 8 év) folyamatosan köteles gondoskodni arról, hogy az elektronikus dokumentum megőrzése olyan módon történjen, amely védi azt
a törlés,
a megsemmisítés,
a véletlen megsemmisülés,
az utólagos módosítás és sérülés, valamint
a jogosulatlan hozzáférés ellen.
Ezeken túlmenően biztosítani kell, hogy az
elektronikus dokumentum értelmezhető és
olvasható maradjon.
Nem megfelelő megoldások
Nem megfelelő megoldások
Nem megfelelő megoldások
Érdemes egyértelművé tenni azt is, hogy a számlák kinyomtatása és papír dokumentumként történő tárolása nem felel meg az új előírásoknak - a számláknak elektronikus formában kell maradniuk. Az eredet hitelességére, a tartalom utólagos módosításának, sérülésének elkerülésére vonatkozó előírásokat pedig a megoldás kiválasztása során célszerű nagyon szigorúan kezelni.
Érdemes egyértelművé tenni azt is, hogy a számlák kinyomtatása és papír dokumentumként történő tárolása nem felel meg az új előírásoknak - a számláknak elektronikus formában kell maradniuk. Az eredet hitelességére, a tartalom utólagos módosításának, sérülésének elkerülésére vonatkozó előírásokat pedig a megoldás kiválasztása során célszerű nagyon szigorúan kezelni.
A választható megoldás lehet
A választható megoldás lehet
A választható megoldás lehet
Olyan megoldást kell tehát választani, amely minden elemében megfelel az előírásoknak. Ez lehet ugyanakkor
saját erre a célra kialakított archiválási rendszer, de
megbízható külső szolgáltató is.
Már most több olyan piaci szereplő van, amely számlázási rendszere megfelel az elvárásoknak, de csak elektronikus archiválási megoldások is elérhetőek. Bármely megoldást is választja egy vállalkozás a lényeg a megfelelés az előírásoknak - némi leegyszerűsítéssel annak, hogy egy esetleges bármilyen okból lefolyó adóellenőrzés során a rendszer jól vizsgázik majd.
Ha szeretnél megfelelni ezeknek az előírásoknak és digitalizálnád papír alapú dokumentumaid figyelmedbe ajánljuk a DOQDrive szolgáltatásait, amelyeket a BUPA felhasználói kedvezményesen vehetnek igénybe. Ajánlatukat bejelentkezés (vagy, ha még nem tetted meg a regisztrációt) követően a BUPA Piacterén éred el ezen a linken.
Olyan megoldást kell tehát választani, amely minden elemében megfelel az előírásoknak. Ez lehet ugyanakkor
saját erre a célra kialakított archiválási rendszer, de
megbízható külső szolgáltató is.
Már most több olyan piaci szereplő van, amely számlázási rendszere megfelel az elvárásoknak, de csak elektronikus archiválási megoldások is elérhetőek. Bármely megoldást is választja egy vállalkozás a lényeg a megfelelés az előírásoknak - némi leegyszerűsítéssel annak, hogy egy esetleges bármilyen okból lefolyó adóellenőrzés során a rendszer jól vizsgázik majd.
Ha szeretnél megfelelni ezeknek az előírásoknak és digitalizálnád papír alapú dokumentumaid figyelmedbe ajánljuk a DOQDrive szolgáltatásait, amelyeket a BUPA felhasználói kedvezményesen vehetnek igénybe. Ajánlatukat bejelentkezés (vagy, ha még nem tetted meg a regisztrációt) követően a BUPA Piacterén éred el ezen a linken.
Kézzel fogható előnyöket is hozhat a változás
Kézzel fogható előnyöket is hozhat a változás
Kézzel fogható előnyöket is hozhat a változás
Bár a felkészülésre volt idő, számos vállalkozás számára kihívás megfelelni az új előírásoknak. Fontos azonban látni, hogy a dokumentumok elektronikus tárolása számos új lehetőséget a kínálhat a vállalkozásoknak.
Az elektronikusan tárolt dokumentumok lehetőséget automatikusan feldolgozhatók. Értékes adatok nyerhetők ki, amelyekből még értékesebb elemzések készíthetők. Automatizálhatók a folyamatok – csak a fantázián, odafigyelésen múlik milyen mértékben csökkenthetők ennek révén az adminisztratív terhek, a gyorsíthatók és egyszerűsíthetők a pénzügyi és a döntési folyamatok gyorsíthatók, mennyi hiba küszöbölhető ki ezek során.
Az elektronikus archiválási rendszer kialakítása során ez utóbbi lehetőségeket is érdemes felmérni, és a lehetőségek függvényében kihasználni a későbbiek során.
Bár a felkészülésre volt idő, számos vállalkozás számára kihívás megfelelni az új előírásoknak. Fontos azonban látni, hogy a dokumentumok elektronikus tárolása számos új lehetőséget a kínálhat a vállalkozásoknak.
Az elektronikusan tárolt dokumentumok lehetőséget automatikusan feldolgozhatók. Értékes adatok nyerhetők ki, amelyekből még értékesebb elemzések készíthetők. Automatizálhatók a folyamatok – csak a fantázián, odafigyelésen múlik milyen mértékben csökkenthetők ennek révén az adminisztratív terhek, a gyorsíthatók és egyszerűsíthetők a pénzügyi és a döntési folyamatok gyorsíthatók, mennyi hiba küszöbölhető ki ezek során.
Az elektronikus archiválási rendszer kialakítása során ez utóbbi lehetőségeket is érdemes felmérni, és a lehetőségek függvényében kihasználni a későbbiek során.