Mielőtt azonban a téma részleteire rátérnénk fontos emlékeztetni arra, hogy csak azok a vállalkozók számolhatnak el gépjárműhasználattal kapcsolatos (vagy egyéb) költségeket tételesen, akik a vállalkozói személyi jövedelemadózás alapján adóznak. Azok, akik valamely egyszerűsített adózási módot választottak (katás vállalkozások vagy átalányadózók), értelemszerűen külön ezt a költséget sem tudják elszámolni.  

Ha az egyéni vállalkozók saját (vagy közeli hozzátartozójuk tulajdonában lévő) személyautót használnak üzleti tevékenységük során lényegében két lehetőség közül választhatnak 

• útnyilvántartás alapján számolják el a költségeket vagy

• élnek a költségátalány lehetőségével. 

Utóbbi az egyszerűbb, kezdjük ezzel! 

Költségátalány

Az egyéni vállalkozók útnyilvántartás vezetése nélkül havi 500 kilométernek megfelelő költséget számolhatnak el saját tulajdonú személygépkocsi használata címén. Mindegy, hogy hány saját gépjárművet üzemeltetnek ily módon is, ennyi a költségátalány, amelynek az összegét a Nemzeti Adó- és Vámhivatal, a NAV aktuális adatai alapján kell meghatározni, az alábbiak szerint

• az üzemanyagköltség a norma szerinti üzemanyag-mennyiség figyelembevételével, a NAV által közzétett ár alapján kell kiszámolni,

• a fenntartási költségek pedig a kilométerenkénti 15 forint általános személygépkocsi-normaköltség alkalmazásával számolhatók el. 

Az aktuálisan alkalmazható üzemanyagárakról és a tevékenységhez használt gépjárművek fogyasztási normáiról a NAV itt elérhető oldalán lehet tájékozódni.

Fontos figyelni azonban arra, hogy ezt az elszámolási módszert csak teljes adóévre – illetőleg az adóéven belül a tevékenység teljes időtartamára – lehet alkalmazni. Egyszerűsége mellett az előnyei között érdemes megemlíteni, hogy azoknak a vállalkozóknak, akik ezt a megoldást választják, cégautóadót sem kell fizetniük. 

Költségelszámolás útnyilvántartás alapján

Sok olyan vállalkozó van persze, aki számára az 500 kilométerre vonatkozó költségátalány kevés – ennél jóval többet kell autózniuk. Ilyen esetben útnyilvántartás alapján lehet a költségeket elszámolni. Ebbe a vállalkozás céljából megtett utakat lehet beírni. 

Az útnyilvántartásnak tartalmaznia kell:

• a gépjármű típusát, 

• forgalmi rendszámát, 

• az üzemanyagnormát,

• a kilométeróra állását az év első és utolsó napján,

• az utazás időpontját,

• az utazás célját (honnan-hova utazott),

• a felkeresett üzleti partnerek megnevezését,

• a közforgalmú útvonalon megtett kilométerek számát.

A költségeket az előbbiekhez hasonlóan a NAV által megadott adatok figyelembe vételével kell kiszámolni: a norma szerinti üzemanyag-mennyiség figyelembevételével, a NAV által közzétett üzemanyagár alapján kell kiszámolni az üzemanyagköltséget, továbbá a a fenntartási költségként kilométerenként 15 forint általános személygépkocsi-normaköltség számolhatók el. 

Fontos azonban kiemelni, hogy ebben az esetben az egyéni vállalkozónak magánszemélyként már cégautóadót kell fizetnie. Kivételt képez ez alól, ha a személygépkocsi elektromos meghajtású – ez utóbbira ugyanis nem kell cégautóadót fizetni.

Bár az egyéni vállalkozók költségeinek elszámolásához kapcsolódóan számos olyan kérdés van, amelyekre viszonylag egyszerű és gyors válasz adható mindenképpen célszerű a fentebbihez hasonló kérdéseket könyvelővel megbeszélni. Amennyiben még nem találtad meg az ideális könyvelőt, figyelmedbe ajánljuk a BUPA könyvelőkereső szolgáltatását.